Menu

دستورالعمل ثبت، نگهداری و گزارش دهی اسناد، مدارک و اطلاعات

مقدمه: 

در اجرای بند د ماده 99 قانون برنامه پنج‌ساله پنجم توسعه جمهوري اسلامي ايران و بندهای 2 و 11 ماده 7 و مواد 28، 29 و 39 قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران مصوب آذرماه 1384، این دستورالعمل به منظور تعیین اطلاعات و مدارکی که اشخاص تحت نظارت باید در راستای نظارت سازمان و بازسازی معاملات، ثبت و نگه‌داری کنند و تعیین اطلاعات، مدارک و گزارش‌هایی که باید به صورت دوره‌ای یا موردی به سازمان بورس و اوراق بهادار ارائه دهند و تعیین چگونگی انجام بازرسی‌ها از اشخاص تحت نظارت، تنظیم و در تاریخ 24/02/1390 به تصویب هیأت مدیرۀ سازمان بورس و اوراق بهادار رسیده است. 

مادۀ 1: 
کلیۀ اصطلاحات و واژه‌هایی که در مادۀ 1 قانون بازار اوراق بهادار مصوب آذرماه 1384 و قانون توسعه ابزارها و نهادهای مالی جدید به منظور تسهیل اجرای سیاست‌های کلی اصل چهل و چهارم قانون اساسی مصوب سال 1388، آیین‌نامة معاملات در شرکت بورس اوراق بهادار تهران و لواحق آن مصوب 1385 شورای عالی بورس، دستورالعمل اجرايي نحوۀ انجام معاملات در بورس اوراق بهادار تهران مصوب 7/6/88 ، دستورالعمل معاملات کالا و اوراق بهادار مبتنی بر کالا در بورس کالای ایران و سایر مقررات مرتبط تعریف شده‌اند، به همان مفاهیم در این دستورالعمل به کار رفته‌اند. واژه‌های دیگر به کار رفته در این دستورالعمل دارای معانی مشروح زیر می‌باشند: 
1- قانون بازار اوراق بهادار: منظور قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران مصوب آذرماه 1384 مجلس شورای اسلامی است. 
2- اشخاص تحت نظارت: منظور نهادهای مالی، بورسها، بازارهای خارج از بورس و سایر تشکل‌های خودانتظام است. 
3- مدیر شخص تحت نظارت: منظور هریک از اعضای هیأت مدیره، هیأت امناء یا رکن مشابه در یکی از اشخاص تحت نظارت و مدیرعامل یا بالاترین مدیر اجرایی یا رکن مشابه در یکی از اشخاص تحت نظارت است. 
4- ذی نفع نهایی: شخص حقیقی است که مالک مستقیم یا غیر مستقیم شخص حقوقی میباشد، یا شخصی حقیقی است که نماینده یا وکیل به نیابت از وی عمل می‌نماید.
ا- مشتری: شخصی که برای دریافت خدمات موضوع فعالیت یکی از اشخاص تحت نظارت، به وی مراجعه می‌نماید.
6- بازسازی معاملات: جمع‌آوری و نظم‌دهی مجدد تمامی اطلاعات مربوط به قبل، حین و بعد از معاملة اوراق بهادار یا کالا و طرف‌های معامله به نحوی که بررسی مجدد در خصوص هویت کامل طرف‌های معامله، جریان وجوه و منابع مالی لازم برای انجام معامله، زمان، مکان و حجم اوراق بهادار یا کالای موضوع معامله امکان‌پذیر بوده و امکان بررسی صحت، وجاهت قانونی و یا عدم ترتب اثر بر اجزا و کلیت فرآیند انجام معاملة اوراق بهادار یا کالا در بورس و بازار خارج از بورس، فراهم گردد.
7- معامله: هرگونه خرید و فروش کالا در بورس و یا خرید و فروش اوراق بهادار اعم از در بورس یا بازار خارج از بورس یا خارج از این دو بازار که منجر به انتقال مالکیت اوراق بهادار و کالا گردد و همچنین صدور و ابطال واحدهای سرمایه‌گذاری صندوق‌های سرمایه‌گذاری موضوع بند 20 مادة 1 قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران که براساس مقررات مربوطه انجام می‌پذیرد.

مادۀ 2: 
کلیۀ اشخاص تحت نظارت موظف‌اند اسناد، مدارک و اطلاعات زیر را در مهلت‌های تعیین شده به سازمان ارائه دهند: 
1- تاریخ، ساعت، محل و دستور جلسۀ هریک از مجامع عمومی اشخاص تحت نظارت، لااقل 10 روز قبل از تاریخ تشکیل مجمع به همراه یک نسخه از آگهی دعوت مجمع عمومی که در روزنامۀ کثیرالانتشار منتخب اشخاص تحت نظارت منتشر شده است (در صورت وجود)؛ 
2- یک نسخه از گزارش‌هایی که مقرر است در جلسۀ مجمع عمومی اشخاص تحت نظارت طرح گردد، لااقل 10 روز قبل از تاریخ تشکیل مجمع از جمله صورت‌های مالی اشخاص تحت نظارت به همراه یادداشت‌های توضیحی آن، گزارش هیأت مدیره راجع به عملکرد اشخاص تحت نظارت و گزارش توجیهی افزایش یا کاهش سرمایه؛ 
3- یک نسخه از اظهار نظر حسابرس و بازرس قانونی اشخاص تحت نظارت راجع به گزارش‌های موضوع بند 2، بلافاصله پس از وصول و لااقل 10 روز قبل از تشکیل آن مجمع عمومی که به منظور استماع گزارش مذکور دعوت شده است؛ 
4- یک نسخه از صورتجلسۀ مجمع عمومی حداکثر 10 روز پس از تشکیل که به امضای هیأت رئیسه مجمع رسیده و حاوی تاریخ، ساعت و محل تشکیل مجمع، تصریح به رسمیت یا عدم رسمیت جلسه مجمع و ذکر دلایل آن به تشخیص هیأت رئیسه، خلاصۀ مذاکرات، تصمیمات و مشخصات کامل هیأت رئیسه مجمع باشد؛
5- یک نسخه از آگهی‌های اشخاص تحت نظارت که در روزنامۀ رسمی کشور درج گردیده است، ظرف ده روز پس از درج؛ 
6- یک نسخه از کلیۀ آگهی‌های اشخاص تحت نظارت که به موجب قانون، اساسنامه یا مقررات برای آگاهی صاحبان سهام یا شرکاء در روزنامۀ کثیرالانتشار منتخب اشخاص تحت نظارت درج گردیده است، بلافاصله پس از درج؛ 
7- هرگونه تغییرات در اساسنامه، امیدنامه، سرمایه، مدیران، ارکان و نمایندگان هریک از مدیران و ارکانی که شخصیت حقوقی دارند، بلافاصله پس از تغییر -با رعایت ترتیبات قانونی از جمله اخذ مجوزهای لازم تغییر- به تفصیلی که به پیشنهاد معاونت مربوطه و تأیید رئیس سازمان تعیین می‌شود؛
8- یک نسخه از صورت‌های مالی میان دوره‌ای و یادداشت‌های توضیحی همراه، ظرف ده روز پس از تهیه، در صورتی‌که اشخاص تحت نظارت به موجب سایر مقررات موظف به تهیۀ صورت‌های مالی میان دوره‌ای باشند؛
9- یک نسخه از اظهارنظر حسابرس راجع به صورت‌های مالی میان دوره‌ای ظرف مهلت‌های مقرر در بند 3، بلافاصله پس از وصول، در صورتی که به موجب سایر مقررات، اظهارنظر حسابرس راجع به صورت‌های مالی میان دوره‌ای ضروری باشد؛ 
10- یک نسخه از محتوای آگهی تبلیغاتی آن دسته از اشخاص تحت نظارت که به پیشنهاد معاونت مربوطه و تأیید رئیس سازمان تعیین می‌شوند، ظرف مهلت تعیین شده ؛
11- اطلاعات مربوط به آن دسته از قراردادهای منعقدۀ اشخاص تحت نظارت با سایر اشخاص که به پیشنهاد معاونت مربوطه و تأیید رئیس سازمان تعیین می‌شود به تفصیل و ظرف مهلت تعیین شده. 
12- اطلاعات مربوط به سهامداران یا شرکاء اشخاص تحت نظارت و تغییرات آن به ترتیبی که به پیشنهاد معاونت مربوطه و تأیید رئیس سازمان تعیین می‌شود؛ 
13- تراز آزمایشی حساب‌های اشخاص تحت نظارت در مقاطع زمانی و ظرف مهلت‌ها و به تفصیل و شکلی که به پیشنهاد معاونت مربوطه در سازمان و تأیید رئیس سازمان تعیین می‌شود.
14- هرگونه تغییر در آن دسته از پرسنل اشخاص تحت نظارت که به منظور دریافت هر یک از مجوزهای صادره توسط سازمان، در تقاضانامۀ اشخاص تحت نظارت قید شده و مبنای صدور مجوز قرار گرفته‌اند، و هرگونه تغییر در نوع رابطۀ استخدامی آن‌ها با اشخاص تحت نظارت و پذیرش مشاغل و سمت‌های جدید توسط آن‌ها ظرف ده روز پس از این تغییرات؛
15- هرگونه تغییر در امکانات، تجهیزات و مکآن‌هایی که در تقاضانامه‌های ارائه شده به سازمان برای دریافت مجوز قید شده‌اند، ظرف ده روز پس از تغییر؛ 
16- نشانی دفاتر، شعب، نمایندگی‌ها و سایر محل‌هایی که پرسنل اشخاص تحت نظارت در آن محل مستقر بوده یا اشخاص تحت نظارت یا شخص مجاز از طرف وی از آن محل به ارائه خدمات می‌پردازند به‌همراه مشخصات مسئولین هریک؛
17- اطلاعات مربوط به معاملات اشخاص تحت نظارت با سایر اشخاص یا معاملاتی که به واسطۀ اشخاص تحت نظارت صورت پذیرفته یا سفارش‌های معامله‌ای که مشتریان به اشخاص تحت نظارت ارائه داده‌اند، در حدود و مهلت مقرر به پیشنهاد معاونت مربوطه و تأیید رئیس سازمان ؛ 
18- اطلاعاتی که به تقاضای سازمان برای بررسی شکایات واصله یا کشف و رسیدگی به تخلفات احتمالی، تعیین می‌شود در مهلت‌های مقرر؛ 
19- سایر اطلاعاتی که محتوا، شکل و مهلت ارسال آن‌ها به پیشنهاد معاونت مربوطه و تأیید رئیس سازمان، تعیین می‌شود. 
تبصرۀ 1: ارائه اطلاعات مربوط به تغییرات موضوع این ماده در مهلت‌های مقرر، رافع مسئولیت اشخاص تحت نظارت در مورد رعایت سایر مقررات مربوط به اخذ مجوز تغییر از سازمان یا سایر مراجع ذیصلاح نخواهد بود.
تبصرۀ 2: اشخاص تحت نظارت موظف‌اند، اطلاعات، اسناد و مدارک موضوع این ماده را در صورت درخواست سازمان، ظرف مهلت مقرر به مراجعی که سازمان تعیین می‌کند، ارائه نمایند. مراجع و مهلت‌های موضوع این ماده به پیشنهاد معاونت مربوطه و تأیید ریاست سازمان تعیین شده و توسط معاونت مربوطه در سازمان، ابلاغ می‌گردد. 
تبصرۀ 3: آن دسته از اشخاص تحت نظارت که ناشر اوراق بهادار ثبت شده نزد سازمان محسوب می‌گردند ملزم به رعایت مفاد این ماده هستند لیکن درخصوص تهیه و افشای اطلاعات مالی خود موظفند مطابق دستورالعمل اجرایی موضوع ماده 45 قانون بازار اوراق بهادار و سایر مقررات مربوط به ناشران ثبت شده نزد سازمان اقدام نمایند و در صورت تفاوت مهلت‌های مقرر در این دستورالعمل با مقررات مذکور، به استثنا شرکت مدیریت دارایی مرکزی بازار سرمایه (سهامی خاص) و نهادهای واسط (شرکت‌های واسط مالی) ، مهلت مضیق‌تر ملاک عمل خواهد بود.
تبصرۀ 4: مهلت داده شده در بندهای 1، 2 و 3 به اشخاص تحت نظارت برای شرکت مدیریت دارایی مرکزی بازار سرمایه (سهامی خاص) و نهادهای واسط (شرکت‌های واسط مالی) حداقل دو روز است. همچنین مهلت داده شده در بند 4 برای شرکت‌های مذکور، حداکثر 30 روز است. 

مادۀ 3:
اشخاص تحت نظارت باید اطلاعات و مدارک را به شرح زیر، ثبت، نگه‌داری یا تهیه و تنظیم نمایند: 
1- پرونده برای هریک از مشتریان که در آن اطلاعات و مدارک زیر و تغییرات آن‌ها بلافاصله پس از اعلام مشتری ثبت گردد:
1-1- درمورد مشتریان حقیقی ایرانی: نام و نام خانوادگی، شماره ملی، شماره شناسنامه، جنسیت، تاریخ تولد، محل تولد، تابعیت، نشانی، کدپستی و تلفن محل اقامت و در صورتی که شخص اشتغال به کار داشته باشد نشانی، کدپستی و تلفن محل کار وی
1-2- در مورد مشتریان حقیقی غیر ایرانی: نام و نام خانوادگی، شماره فراگیر شخص خارجی (در صورت وجود)، جنسیت، تاریخ تولد، محل تولد، تابعیت، نشانی، کدپستی و تلفن محل اقامت و در صورتی که شخص اشتغال به کار داشته باشد نشانی، کدپستی و تلفن محل کار وی
1-3- در مورد مشتریان حقوقی: نام، شناسه ملی یا شماره فراگیر شخص خارجی، نوع شخصیت حقوقی، تاریخ ثبت، شماره ثبت، محل ثبت، تابعیت، مشخصات صاحبان امضای مجاز در حدود اطلاعاتی که برای اشخاص حقیقی در بندهای 1-1 و 1-2 تعیین شده است، مشخصات هریک از شرکای عمده ای که در 10 درصد یا بیشتر از منافع شخص حقوقی شریک است یا 10 درصد یا بیشتر از حق رأی برای اتخاذ تصمیمات شخص حقوقی را در اختیار دارد، ذینفع یا ذینفعان نهایی شخص حقوقی، نشانی، کدپستی و تلفن شخص حقوقی
1-4- مشخصات حداقل یک حساب بانکی از مشتری و مشخصات شخص یا اشخاصی که حق برداشت از آن حساب بانکی را دارند
1-5- مشخصات صاحبان امضای مجاز مشتری در صورتی که مشتری شخص حقوقی باشد و مشخصات نماینده از قبیل وکیل، قیم و ولی مشتری در صورت وجود، مطابق آنچه در بندهای 1-1 و 1-2 در مورد مشخصات اشخاص حقیقی آمده است
1-6- یک نسخه از تصویر مدارک شناسایی و سایر مدارک مشتری در حدود تعیین شده در مقررات مربوطه 
2- افتتاح یک حساب جداگانه در دفاتر مالی اشخاص تحت نظارت برای هر مشتری و ثبت کلیۀ وجوه نقد و اسناد تجاری (اعم از چک، سفته و برات) مبادله شده بین مشتری و اشخاص تحت نظارت و سایر وقایع مالی فیمابین از جمله تهاتر و تراکنش حسابها و نوع، مبلغ، تاریخ و طرفین آن، دریافت و استرداد تضامین و سپرده‌ها یا وصول مبالغ آن‌ها، کارمزدها، مالیات‌ها و سایر هزینه‌های مترتبه و تسویه‌های اسنادی یا اعتباری؛ 
3- ثبت اطلاعات زیر در مورد هریک از سفارش‌های مشتری به اشخاص تحت نظارت مبنی بر خرید یا فروش کالای پذیرفته شده در بورس یا خرید یا فروش یا صدور و یا ابطال اوراق بهادار به‌نام مشتری: 
مشخصات شخص ارائه دهندۀ سفارش (اعم از ذینفع سفارش یا شخص یا اشخاصی که از طرف وی، سفارش را ارائه داده‌اند)؛
تاریخ و زمان دریافت سفارش؛ 
شماره ترتیب سفارش؛
نوع سفارش اعم از سفارش خرید یا فروش؛ 
شرایطی که مشتری برای اجرای سفارش در نظر گرفته است از جمله تاریخ اعتبار سفارش در صورت وجود؛ 
مشخصات کالا یا اوراق بهاداری که سفارش خرید یا فروش آن ارائه شده است؛ 
مشخصات ذینفع سفارش؛ 
اقداماتی که در مورد سفارش انجام داده است با ذکر تاریخ و زمان هر اقدام؛
حجم سفارش و قیمت مندرج درآن؛
کلیه مکاتبات مرتبط با سفارش.
4- ثبت اطلاعات زیر در مورد اصلاح (اعم از ابطال یا سایر اصلاحات) سفارش‌های موضوع بند 3 این ماده که مشتری قبلاً به اشخاص تحت نظارت ارائه داده است به‌طور جداگانه: 
تاریخ و زمان دریافت اصلاحیۀ سفارش؛ 
مشخصات سفارش مربوطه؛ 
جزئیات اصلاحات صورت گرفته در سفارش؛ 
شخص ارائه دهندۀ اصلاحیه (اعم از ذینفع سفارش یا شخص یا اشخاصی که از طرف وی، سفارش را داده‌اند)؛
کلیه مکاتبات مرتبط با اصلاح سفارش.
5- ثبت اطلاعات زیر در مورد هریک از معاملات اشخاص تحت نظارت (اعم از معاملاتی که برای خود اشخاص تحت نظارت یا معاملاتی که برای دیگران انجام داده است): 
تاریخ و زمان انجام معامله؛ 
مقدار یا تعداد کالا یا اوراق بهادار معامله شده؛ 
مبلغ معامله؛
کلیۀ وجوه و اسناد تجاری (اعم از چک، سفته و برات) که در ارتباط با معامله، مبادله شده با ذکر مبلغ، واحد پولی و مشخصات دریافت کننده یا پرداخت کننده؛ 
نوع معامله؛
مکان معامله؛
کلیه مکاتبات مرتبط با معامله.
6- شناسایی و ثبت تمامی وقایع مالی مرتبط با اشخاص تحت نظارت و تنظیم صورت‌های مالی مصوب هیأت مدیره مطابق با استانداردهای حسابداری ملی و مصوبات ابلاغی توسط سازمان و تنظیم و نگه‌داری مدارک پشتوانۀ وقایع مالی مذکور و تنظیم و نگه‌داری اسناد حسابداری مربوطه که به امضای مدیرعامل و بالاترین مقام مالی اشخاص تحت نظارت رسیده باشد؛ 
7- گزارش هیأت مدیره راجع به فعالیت اشخاص تحت نظارت حداقل برای هر سال مالی؛
8- نگه‌داری کلیه قراردادهایی که اشخاص تحت نظارت برای ارائه خدمات حرفه‌ای با مشتریان خود منعقد نموده است به همراه الحاقیه‌های بعدی آن‌ها؛ 
9- تنظیم صورت‌حساب برای هریک از مشتریانی که خدمات حرفه‌ای از اشخاص تحت نظارت دریافت نموده‌اند و تسلیم یک نسخۀ تأیید شده از آن به مشتری و نگه‌داری یک نسخه از آن به ترتیب مناسب؛ 
10- نگه‌داری یک نسخه از احکام انضباطی، حقوقی و کیفری که توسط مراجع ذیصلاح در مورد اشخاص تحت نظارت ابلاغ شده است؛ 
11- تنظیم پرونده در مورد هریک از ادعاهایی که علیه اشخاص تحت نظارت مطرح شده یا ادعاهایی که اشخاص تحت نظارت علیه دیگران مطرح نموده اند و ثبت خلاصه‌ای از گردش کار و یک نسخه از لوایح تقدیمی به مرجع رسیدگی کننده و سایر مدارک مربوطه و به‌روز رسانی آن؛ 
12- مشخصات کامل کارکنان، مدیران، حسابرسان، بازرسان قانونی، وکلا، مشاوران و نمایندگان اشخاص تحت نظارت و تاریخ شروع و خاتمۀ اشتغال به‌کار یا تصدی سمت آن‌ها در اشخاص تحت نظارت؛ 
13- تهیه، تنظیم و نگه‌داری هرگونه رویۀ اجرایی مورد عمل در اشخاص تحت نظارت که طبق سایر مقررات، تهیه، تنظیم و نگه‌داری آن الزامی باشد؛ 
14- سایر اطلاعات، مدارک و مستنداتی که تهیه، ثبت یا نگه‌داری آن‌ها در مقررات دیگر یا توسط سازمان ضروری تشخیص داده شده یا بشود؛ 
تبصرۀ 1: تنظیم، ثبت و نگه‌داری اطلاعات، مدارک و اسناد موضوع این ماده توسط اشخاص تحت نظارت باید به گونه‌ای باشد که اشخاص تحت نظارت بتوانند گزارش‌ها، مدارک یا اسناد را به نحوی که سازمان یا سایر مراجع ذیصلاح تعیین می‌نمایند، در مهلت مقرر تهیه و ارائه نمایند. 
تبصرۀ 2: اشخاص تحت نظارت موظف اند مصوباتی را که معاونت مربوطۀ سازمان در زمینۀ شکل و محتوای فرم‌های دریافت اطلاعات و نحوۀ تنظیم، ثبت و نگه‌داری اطلاعات، مدارک و اسناد موضوع این دستورالعمل صادر می‌نماید، مراعات نمایند. 
تبصره 3: ثبت و نگه‌داری اسناد، مدارک و اطلاعات مندرج در بندهای فوق باید به گونه ای باشد که امکان بازسازی معاملات فراهم شود.

دی ان ان evoq, دات نت نیوک ,dnn